Retour d’expérience. – Il y a quelques mois, Keley a eu la chance de recevoir Caroline Pétard, Product manager depuis 4 ans dans la start-up à succès Skello. Pendant un échange avec nos consultants, Caroline a partagé son histoire et ses conseils pour être un(e) Product manager accompli(e). Une bonne occasion pour nous de confronter notre vision du métier, que nous exerçons principalement pour le compte de grands groupes.
L’évolution de Skello et de son équipe produit
Fondée en 2016 par Quitterie Mathelin-Moreaux, Emmanuelle Fauchier-Magnan et Samy Amar, Skello propose une solution SaaS (Service as a software) de pilotage RH. Son ambition est d’aider les managers et collaborateurs dans leurs gestions des plannings complexes en remplaçant les tableaux Excel archaïques et peu dynamiques. En 7 ans d’existence, Skello a connu une très belle croissance, poussée par deux levées de fonds. La start-up qui ne comptait que 30 employés en 2019, accueille désormais plus 200 collaborateurs dans ses locaux dans le centre de Paris et à l’étranger pour répondre aux besoins de leurs 10 000 clients et 200 000 utilisateurs.
En quatre ans, Caroline a vu son entreprise grandir, se structurer, échouer et évoluer : « en structurant le produit, on s’est structuré nous en tant qu’équipe » Composé de 9 personnes en 2019, l’équipe comporte aujourd’hui plus d’une soixantaine de personnes. Elle a également gagné en expérience et maîtrise aujourd’hui parfaitement la méthode Agile, puisqu’elle travaille en méthodologie Scrum. Nous avons profité de sa venue chez Keley pour lui demander les spécificités de son rôle de Product manager au sein d’une start-up en constante évolution. En échangeant sur ces spécificités avec nos consultants et leur vision du métier, nous avons pu accorder et ainsi vous présenter quelques grands principes du métier de Product manager.
Toujours se souvenir des principes de l’Agilité
Sans avoir à rappeler les 12 piliers de la méthode Agile, Caroline a voulu insister sur les quatre les plus importants à ses yeux :
- « Livrer le plus souvent possible des versions opérationnelles de l’application »
- « Satisfaire le client est la priorité́ »
- « Accueillir les demandes de changement « à bras ouverts »
- « Ajuster, à intervalles réguliers, ses pratiques et processus pour être plus efficace »
Il est fondamental pour les Product managers de toujours produire de la valeur. Skello cherche à éviter le schéma classique de produire un module seul qui n’apporte aucune solution à son utilisateur ou qui en apporte, mais après plusieurs itérations, sprints. Travailler afin de produire un MVP (Minimum Viable Product) est leur mantra. Face à un besoin, Caroline et son équipe vont proposer une première solution rapidement, et vont ensuite itérer à plusieurs reprises afin de proposer une solution améliorée tout en affinant le besoin client.
Avec l’expérience de leurs missions, nos consultants voient bien que la définition de MVP est légèrement différente de celle de Caroline, due au grand nombre d’intervenants auxquels ils peuvent faire face lors de leurs missions pour de grands groupes. En effet, dans ces entreprises, plus de métiers peuvent être impliqués dans les discussions qu’en start-up, invitant chacun à faire des compromis et le product manager à recourir à des arbitrages. Cela peut s’illustrer lors des ateliers en amont des sprints qui permettent de définir les fonctionnalités essentielles du MVP : pour chaque métier, les enjeux peuvent être différents et ainsi nécessiter plusieurs discussions. Ainsi, la construction de la liste des fonctionnalités nécessaires aux MVP peut être longue à cause des nombreux allers-retours entre les équipes, et le PM prend alors un rôle d’évangélisateur au sein de l’entreprise afin de prioriser le produit au profit des intérêts des uns et des autres.
Un exemple concret de MVP lancé chez Skello est celui de leur espace documents. Initialement, cet espace n’était accessible que pour les utilisateurs managers (administrateurs du compte). La prise en compte des retours clients a permis d’identifier un nouveau besoin : qu’il soit également totalement accessible aux employés sur mobile. Pour ce faire, l’équipe produit s’y est pris progressivement :
- Itération n°1 : il a fallu rendre l’upload de documents par les employés possible sur l’espace,
- Itération n°2 : dans un deuxième temps, l’équipe a travaillé sur la possibilité de télécharger des documents par les employés,
- Itération n°3 : ils ont mis en place le partage de documents entre utilisateurs.
Tout au long de ces itérations, Caroline insiste également sur le quatrième pilier cité plus haut : les équipes de Skello réfléchissent continuellement à leurs pratiques afin de les améliorer. Il est en effet important de remettre fréquemment en question aussi bien son produit que son organisation, car la valeur vient aussi de la collaboration entre les équipes. Ce principe est indiscutable peu importe l’entreprise dans laquelle on se trouve, mais on ne peut nier que, comparé à la start-up, il est plus difficile de modifier l’organisation déjà bien établie d’un grand groupe qui peut faire preuve d’inertie organisationnelle.
En plus de ces 4 piliers, chez Keley, deux principes nous paraissent également fondamentaux :
- “Assurer le plus souvent possible une coopération entre l’équipe du projet et les gens du métier” - comme précisé plus haut, en grand groupe, nos consultants sont souvent confrontés à divers métiers (Business, franchises, terrains, etc.), il est alors essentiel d’arriver à faire le lien et de réussir à se comprendre via la discussion et la mise en commun des compétences.
- “Mesurer l’avancement du projet en fonction de l’opérationnalité du produit” - en grands groupes, de nombreux outils, voire même des équipes dédiées, mesurent les KPIs. Dans ces cas, le rôle de beaucoup de nos consultants en mission est d’utiliser correctement les bons outils et de partager les résultats aux équipes afin d’éviter une perte de réactivité.
Utiliser des outils en adéquation avec son métier
Pour faciliter au mieux cette collaboration en interne, nous avons demandé à Caroline quels étaient ses outils phares chez Skello. Car c’est peut-être là la principale différence entre un travail en start-up et en grand groupe : en start-up le PM a la possibilité de choisir avec son équipe leurs outils alors que nos consultants doivent composer avec ceux de leurs clients qui peuvent parfois être limités. Elle a distingué deux types d’outils : les outils indispensables inter-équipes et les outils spécifiques du parfait Product manager.
Ses 3 outils indispensables sont :
- Slack, outil de messagerie interne
Skello applique une politique de zéro mail en interne. Toutes leurs communications sont partagées via des channels publiques. Pendant les périodes de confinements liées au Covid-19, il a été primordial de structurer les différents channels Slack pour faciliter la transmission d’informations. De plus, Caroline apprécie que Slack permette d’être en contact direct avec des utilisateurs en dehors de son organisation. Quand elle a dû connecter Skello avec Payfit (SaaS de gestion des paies), Caroline a pu privilégier des échanges directs et rapides avec la société partenaire pour fluidifier la nouvelle intégration.
Chez Keley et chez nos clients, l’utilisation de Teams est plutôt privilégiée. L’outil est moins personnalisable et plus lourd, mais son fonctionnement entièrement intégré à l’écosystème Office séduit généralement les grandes entreprises.
- Jira
On ne présente plus Jira, outil qui permet de gérer les sprints, les bugs et les specs. Beaucoup de grands groupes ont pris le pli de Jira depuis plusieurs années. Initialement, chez Skello, il n’y avait que l’équipe Tech qui utilisait Jira, aujourd’hui l’équipe Ops s’y est mise aussi. Chez Skello, « on est très à cheval sur la communication, et par conséquent, il est primordial de bien catégoriser notre Jira ». Pour faciliter cela, Caroline conseille d’avoir des tableaux et des colonnes clairs qui peuvent être compris par tous, d’utiliser les labels pour mieux gérer la bande passante des utilisateurs.
- Notion : un outil de prise de note partagée et/ou de management de projet
On y trouve tous les process et specs de Skello, mais aussi la Product bible qui permet de garder une trace de tout ce qu’il faut savoir au sein de l’équipe produit. Elle est complète et transverse : fonctionnalités, limites, etc. Elle assure la transmission du savoir si un ou plusieurs membres de l’équipe sont amenés à quitter l’entreprise. Cette culture de l’écrit s’est beaucoup développée pendant les premiers confinements.
Chez les clients de Keley, Notion se fait encore rare où on va préférer Confluence qui est développé par le même éditeur que Jira.
Enfin, pour parfaire son portefeuille d’outil du parfait Product manager, elle nous a parlé de :
- Product board, qui centralise toutes les remontées de leurs utilisateurs, facilitant la création de roadmaps.
- Looker qui est un outil de BI qui agrège toutes les sources de données de Skello (Salesforce, base de données, trackers…). Il permet d’identifier des nouvelles tendances.
- Figma : outil de design pour réaliser et partager les maquettes et prototypes.
- Lokalise qui est un outil de gestion multilingue sur l’outil. Et oui, n’oubliez pas que Skello est une entreprise présente dans 5 pays, et quand Caroline sort une nouvelle feature, il faut s’assurer qu’elle soit disponible dans les quatre langues.
Ces derniers ne sont pas obligatoires à la réalisation de son travail comme nous l’a dit Caroline, mais il est intéressant de remarquer la panoplie d’outils qui sont mis à sa disposition de sa start-up ont la particularité d’être en SaaS, tandis que chez nos clients, on privilégie des outils développés en internes et les suites de grands éditeurs.
Communiquer, communiquer, communiquer
Tout le long de notre échange, Caroline a beaucoup insisté sur l’importance de la communication avec ses équipes. La communication passe en partie par la culture de l’écrit (Notion, Jira) et le lien direct avec les équipes (Slack), mais aussi par le respect des rituels agiles. Caroline est revenue sur plusieurs d’entre eux :
- Les stand-up meetings
Ces réunions ont lieu tous les matins pendant 10 minutes. En milieu de sprint, l’équipe profite du stand up meeting pour organiser un « pit stop » afin d’estimer l’indice de confiance pour réussir à boucler toutes leurs taches avant la fin de la période. Si les participants ne sont pas confiants, ils réfléchissent à ce qu’ils peuvent mettre en œuvre pour y arriver (en libérant les agendas ou en réévaluant les priorités de chaque collaborateur par exemple).
- La sprint retro
La Squad se réunit toutes les deux semaines, après le sprint et sur le format « Glad, Mad, Sad » (« ce que j’ai aimé », « ce qui m’a énervé », « ce qui m’a attristé »). Habituellement, l’ambiance peut être assez lourde pendant ces retros. Ainsi, chez Skello, les rétros peuvent prendre la forme d’un Loup-Garou, d’un match de foot virtuel… Caroline nous a également parlé des « retrolls » : « Je vous le conseille énormément si vous avez des équipes très tendues, ou si vous sentez des tensions. C’est littéralement une heure pour se lâcher et se dire les pires horreurs tous ensemble. Seule règle, on ne pointe pas du doigt, mais c’est parfait pour vider son sac et ressortir plus soudés parce qu’on se rend compte qu’on ne s’était pas dit les choses et qu’on aurait dû se les dire avant. ».
La Grande Démo chez Skello équivaut à la Sprint review en cérémonie Agile. Elle a lieu tous le vendredi après-midi en fin de sprint et avant le week-end. Tout le pôle tech participe (Dev, produit, IT, infra et data) et chaque équipe explique fièrement ce qu’elle a fait au cours du dernier sprint. Chez Skello, il est possible de faire une présentation Powerpoint classique, mais leurs collaborateurs sont plutôt inventifs et font souvent leurs démonstrations sous forme de sketch. L’humour et les déguisements sont au rendez-vous : un bon moyen de partager l’information.
Chez nos clients, parfois sous d’autres appellations, nous retrouvons ces cérémonies qui sont clés dans le bon fonctionnement de la méthode agile en entreprise, avec peut-être parfois moins d’inventivité ou de créativité.
L’exemple de Skello est notable pour des entreprises en structuration qui hésitent sur la manière de mettre en place une méthode Agile : plus qu’un processus fixé dans la roche, les cérémonies, outils et principes existent pour servir des objectifs de bon fonctionnement d’une mission commune. Jouer à l’intérieur du cadre et adapter l’application de la méthode Agile à sa culture d’entreprise en apprenant de ses échecs et de ses frustrations, c’est permettre aux équipes et aux produits de grandir. Beaucoup d’exemples peuvent également être source d’inspiration et de progrès pour les grands groupes, dont certains de nos clients. Ces idées intéressantes nous motivent à apporter un œil neuf sur le Product management.
Nous tenons à remercier Caroline pour sa disponibilité et la qualité de nos échanges et nous lui souhaitons de continuer sur cette belle lancée !
